Excelで各セルに入っているスペース(空白)を半角・全角で統一する方法

Excelを使っていて、住所録の株式会社・有限会社の前後にあるスペース(空白)を半角か全角に統一しなきゃいけないってことありませんか?

いちいち全件を目で見て統一していく、なんてまどろっこしいことをしなくてもExcelの関数を使用することで、あっという間に統一することができるんです!

スペース(空白)を半角・全角で統一する関数

今回使用するのは、「SUBSTITUTE」という関数です。日本語にすると「代替」という意味のようです。

サンプルとして使えるファイルも用意しました。記事を読みながら、追記していくことで使い方が簡単にわかると思うので、もしよければダウンロードして使ってください♪

すでにスペース(空白)を半角・全角で統一したいファイルがある方は、そちらを使っていただいても問題ありません。

関数「SUBSTITUTE」の使い方

まずは、こちらの【サンプルファイル】をダウンロードしてください。

今回の使い方は、Excel2016での解説になりますが他のバージョンでも同様に使うことが可能です。(すごい古いのはどうかわかりませんが…)

サンプルファイルを開く

サンプルを開くと、以下のようなダミーのテキストが入っています。本当は電話番号や担当者などいろいろな情報が入っていると思います。件数も分かりやすくするために少なめにしています。

関数の入力用の列の挿入

元データを残したままスペース(空白)を統一して列を作るので、新たに列を挿入します。Excelを使っている人ならわかると思いますが、念のため…

B列をクリックしてハイライトされた状態にします。

右クリックをするとメニューが出るので、「挿入」を押します。

これで、社名列の右に空白セルが出来るので「社名(スペース統一)」などの分かりやすい名前を付けておきましょう。もちろん列の名前は好きなもので大丈夫です。

関数「SUBSTITUTE」を追加した列に入れる

セルのB2を選択します。

Excelの上のメニューの「数式」をクリックして、「関数の挿入(fxマーク)」を押します。

ここがExcelのバージョンによって見た目が少し違いますが、関数の挿入ボタンの配置は変わらないと思います。

表示された関数の挿入で、関数の分類を「文字列操作」にして、「SUBSTITUTE」を選んだら「OK」をクリックします。

関数の引数が表示されるので、

最初の社名(株式会社 ●●●)をクリックします。

すると、関数の引数には「A2」と入ります。これは「どのセルの文字列を対象するか?」ということです。

次に、スペース(半角・全角)をどちらに統一するかです。

今回は「全角」に統一しようと思うので検索文字列に「” “」と入れて、置換文字列に「” ”」と入れます。この記事上では分かり辛いですが、画面上はこんな感じです。

検索文字列には「”(ダブルコーテーション) (半角のスペース)”(ダブルコーテーション)」が入り、置換文字列には「”(ダブルコーテーション) (全角のスペース)”(ダブルコーテーション)」です。ダブルコーテーションは半角ですので、ご注意ください。

「”(ダブルコーテーション)」はキーボードの左上の「2」をShiftキーを押しながらで入力することが出来ます。

入力し終えたら、右下の「OK」を押します。

これで、A2に入力されていた社名の半角のスペースが全角のスペースに置き換えられた結果が表示されます。

社名の「株式会社 ●●●」に入っているスペースは半角のスペースだったので、全角のスペースになっているのが見比べると分かるかと思います。

全ての列に対して関数を適用させる

残り4つのセルに対しても「SUBSTITUTE」関数を書けば今回の作業は完了するのですが、毎回セルを選んでー、なんてしていると時間がかかってしまうのでセルをコピーします。

「SUBSTITUTE」を入力したセルを選択している状態で、右下にマウスカーソルを重ねると「白の十字マーク」から「黒の十字マーク」に変わりますので、最後のセル(B6)まで引っ張ります(ドラッグです)。

これで、セルのコピーが完了して毎回関数を入力しなくて済みます!

見ていただくと分かるように、すべてのセルで半角スペースが全角スペースに統一されています。

今回は「全てのスペースを全角に統一する」だった訳ですが、元から全角スペースだったものはそのままに半角スペースだけを全角スペースに置き換えてくれています。

すごくカンタンにスペース(空白)の統一したものが完成しました!

関数入力済みのExcelもダウンロードできますので、ぜひともご活用ください。

 

Excelのデータを別のソフトで使う場合など、株式会社の前後のスペース(空白)の統一がとれていないとうまく動かないなどあると思うので、Excelの関数「SUBSTITUTE」を活用して楽に作業をこなしてしまいましょう!

Excelってソフトは値段はお高いですが、便利な機能がたくさんあるので私も仕事をしていて見つけたらどんどんこのブログで紹介をしたいと思っているので、時々このブログもチェックしていただければうれしいです♪